Förderung & Finanzen

Häufige Fragen & Antworten

Wichtiges und Nützliches für Finanzer*innen

Was ist das Zuschussportal, welche Termine darf ich als Finanzverantwortliche*r nicht verpassen und wie funktioniert das überhaupt mit der Buchhaltung?

Eine Kurzzusammenfassung findest Du hier.
Mehr Infos und kompakte Antworten auf Deine Fragen bekommst Du in den folgenden FAQ!

FAQ: Grundsätzliches zur Förderung

Zweck der kommunalen Förderung der Jugendverbände ist die Unterstützung selbstorganisierter Jugendarbeit. Das heißt im Klartext: Nicht das Schaffen von Angeboten für Kinder und Jugendliche wird bezuschusst, sondern die demokratische Selbstorganisation junger Menschen!

Beispiel: Ein von einer Kirchengemeinde, einem Sportverein oder einem anderen Verein mit erwachsenen Mitgliedern organisiertes Zeltlager kann nicht gefördert werden. Ist das Zeltlager eine Aktion einer demokratisch selbstorganisierten Jugendgruppe mit Mitgliedern unter 27 Jahren, kann es städtische Zuschüsse aus Mitteln für Jugendverbandsarbeit erhalten.

Klingt etwas kompliziert und ist ehrlicherweise auch gar nicht immer so einfach zu erklären. Wir versuchen es trotzdem: Jugendverbandsarbeit bedeutet, dass Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene zwischen 6 und 26 Jahren ihre Aktivitäten selbstorganisieren, selbst über die eigenen Finanzen beschließen und demokratische Vertreter*innen aus ihren eigenen Reihen wählen. Natürlich gibt es hier von Jugendverband zu Jugendverband unterschiedliche Ausgestaltungen – manchmal auch mit erwachsenen Vorständen oder mit Unterstützung durch Hauptamtliche. Trotzdem haben alle Jugendverbände eins gemeinsam: In letzter Instanz entscheiden die jugendlichen Mitglieder über Inhalte, Finanzen und Ausrichtung ihres Verbandes.

Wir bitten nachdrücklich darum, dass sich jeder Jugendverband selbst immer wieder auf diese Vorgaben überprüft und gegebenenfalls Schritte einleitet, die eine jugendliche Selbstorganisation (wieder) möglich machen. Eine klare Trennung zwischen Erwachsenenverband und Jugendorganisation, Kirchengemeinde und Jugendgruppe etc. ist wichtigste Förderungsvoraussetzung!

Die aktuellen Zuschussrichtlinien des KJR München-Stadt werden von unserer Vollversammlung beschlossen und selbstverständlich mit dem Stadtjugendamt als Vertreter der Zuschussgeberin, der Landeshauptstadt München, abgesprochen. Die Zuschussrichtlinien findet Ihr hier:

  • Zuschussrichtlinien (Stand 01.01.23) | PDF

Der KJR München-Stadt stellt den Jugendorganisationen jährlich Mittel zur Förderung der Jugendverbandsarbeit zur Verfügung. Dieses Budget wird vom Jugendverband selbst verwaltet und muss entsprechend der Zuschussrichtlinien verausgabt werden. Erst im Folgejahr erfolgt dann die Abrechnung (= der Verwendungsnachweis) gegenüber dem KJR.

Die Budgetselbstverwaltung verlangt sorgfältige Verwaltung und eine verantwortungsvolle Buchhaltung durch die Jugendverbände. Wenn eine stabile Struktur nicht gegeben ist und es sinnvoll erscheint, kann der KJR die Budgetselbstverwaltung aufheben: Dann bleibt das Geld beim KJR und die Jugendgruppe kann entweder einzeln während oder gesammelt am Ende des Jahres ihre Abrechnungen und Ausgabebelege beim KJR einreichen.

Anfang des Jahres erhalten die Jugendverbände die Förderbescheide, die Fördersummen sind den Unterlagen der letzten Herbstvollversammlung zu entnehmen. Danach erfolgt die Auszahlung der gesamten Förderung, vorausgesetzt die Mittel der LH München stehen dem KJR zur Verfügung.

Wir behalten uns vor, in Einzelfällen die Förderung erst nach Prüfung des Verwendungsnachweises auszuschütten.

Folgende Termine solltest Du als Finanzverantwortliche*r Deines Jugendverbandes im Blick behalten:

  • 31. Januar: Abgabe des Verwendungsnachweises für das Vorjahr sowie die Aktualisierung der Kontaktdaten („Daten zur Mitgliedschaft im KJR“)
  • 30. Juni: Abgabe des Antrags auf Jugendverbandsförderung für das nächste Jahr
  • Im Vorfeld der Herbstvollversammlung: Treffen der Finanzverantwortlichen (Aushandlung der Verteilung der Maßnahmenförderung für das Folgejahr)
  • November: Herbstvollversammlung, auf der die Verteilung der Mittel für das folgende Jahr beschlossen wird

Des Weiteren gibt es noch Fristen, die Dir bekannt sein sollten:

  • Bei der Beantragung von Förderung für die Teilnehmer*innen an Euren Fahrten, die aus dem Landkreis München kommen, muss der Antrag innerhalb von 6 Wochen beim KJR München-Land eintreffen.
  • Sollte Dein Jugendverband ein „Besonderes Projekt“ (siehe Zuschussrichtlinien) planen, muss spätestens acht Wochen vor dem Projekt ein Vorantrag gestellt werden. Dieser muss eine kurze Beschreibung des Projekts sowie einen groben Kostenplan enthalten. Diese Vorgenehmigung dient der besseren Planbarkeit: So wissen wir schon, wie Eure Maßnahme in etwa aussehen wird und können etwaige Stolpersteine bei der Abrechnung noch vor der Durchführung umgehen!

Alle einzelnen Anschaffungen mit einem Wert von über 250,00 Euro zuzüglich MwSt. sind inventarisierungspflichtig. Diese Inventarliste enthält die genaue Bezeichnung des Gegenstands, das Kaufdatum sowie den Anschaffungswert und ist fünf Jahre fortzuführen.

Ob das Geld für die Anschaffung aus der Grund- oder der Maßnahmenförderung stammt, ist dabei egal: Es geht lediglich um den Wert des Gegenstandes.

Wenn jedoch auf einer Rechnung mehrere Gegenstände für insgesamt über 250,00 Euro netto aufgeführt sind, müssen diese 47 Bälle oder 517 Radiergummis natürlich nicht auf die Inventarliste!

Bei einer Prüfung müssen wir auch schauen, ob alle angeschafften Gegenstände noch im Besitz des Jugendverbandes sind: Also geh die Listen ab und zu durch und verschaffe Dir einen Überblick, wo genau sich die Zelte, PCs oder Kameras befinden, die Dein Jugendverband besitzt!

Auf dem Abrechnungsformular für die Grundförderung muss nachgewiesen werden, welche Einnahmen aus der Grundförderung getätigt wurden.

Dies bedeutet, dass Einnahmen, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Grundförderung stehen (z.B. Zinsen, Mieteinnahmen bei Räumen, die aus Grundförderung finanziert werden, Teilnehmerbeiträge etc.) auch wie Grundförderung zu behandeln sind und bei der Abrechnung mit angegeben werden müssen.

Dies gilt im Übrigen analog für die Maßnahmenförderung: Wenn es bei einer Aktion Teilnahmebeiträge oder sonstige Erträge gab (z.B. Erlös Getränkeverkauf bei einem abgerechneten Projekt o.ä.), dann müssen diese Einnahmen selbstverständlich auch angegeben werden!

Wichtig: Die einzige Ausnahme von dieser Regelung ist der Förderbereich „Fahrten und Freizeiten“ aus der Maßnahmenförderung: Hier handelt es sich um eine pauschale Bezuschussung unter der Vorgabe, dass sich durch den Zuschuss der Beitrag für die Teilnehmenden verringert. Werden jedoch zusätzlich aus der Grundförderung Kosten der Ferienfahrt übernommen (Lagerplatz, Bus, Verpflegung o.ä.), gilt wieder das Prinzip, dass dann ALLE Einnahmen und Ausgaben dargestellt werden müssen, also auch die Teilnehmerbeiträge.

Spenden sind Eigentum des Jugendverbandes und müssen dem KJR gegenüber nicht angegeben werden.

Auch hier gibt es jedoch eine Ausnahme: Handelt es sich um eine zweckgebundene Spende zugunsten einer Aktion oder eines Projekts, das aus der Jugendverbandsförderung finanziert wird, muss die Spende natürlich auch als Einnahme angegeben werden.

Beispiel: Der Jugendverband erhält eine zweckgebundene Spende von 500 € zugunsten von Aktions-T-Shirts. Bei der Abrechnung gegenüber dem KJR, in der die gesamten Kosten für die T-Shirts in Höhe von 1.000 € als Ausgabe aufgeführt werden, muss diese Spende dann natürlich auch als Einnahme auftauchen. Der Zuschuss aus der Grundförderung kann dann natürlich nur maximal 500 € betragen.

Grundsätzlich ist es möglich, aus der Jugendverbandsförderung Honorare und Aufwandsentschädigungen zu bezahlen. Aber: Genauso grundsätzlich werden wir Zahlungen von Honoraren und Aufwandsentschädigungen bei der Abrechnung immer mit einem besonders prüfenden Blick begutachten.

Die Jugendverbandsarbeit lebt vom freiwilligen Engagement ihrer Mitglieder. Die ehrenamtliche Tätigkeit der Jugendleiter*innen, Vorstandsmitglieder und Mitarbeiter*innen ist die Grundlage der Arbeit der Jugendverbände. Das ist gut so und das soll auch so bleiben! Selbstverständlich soll niemand auf entstandenen Kosten sitzen bleiben: Fahrt- und Telefonkosten sowie Auslagen jeder Art können und sollten den Engagierten natürlich vom Jugendverband erstattet werden! Die Betreuung der Hüpfburg auf dem Sommerfest, der Besuch der KJR-Vollversammlungen oder das Abhalten von Gruppenstunden sind dagegen aber klassisch ehrenamtliche Tätigkeiten, für die kein Honorar und keine Aufwandsentschädigung vorgesehen sein sollten. Eine „Bezahlung“ von Mitarbeiter*innen über Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Tätigkeiten ist nicht im Sinne des Erfinders!

Anders sieht es aus, wenn externe Referent*innen oder Expert*innen eingeladen werden: Selbstverständlich könnt Ihr diesen ein angemessenes Honorar bezahlen! Allerdings gibt es auch hierfür ein paar Spielregeln:

  • Der Zahlung von Honoraren muss ein Honorarvertrag zugrunde liegen (Mustervordruck und Infos beim KJR erhältlich).
  • Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Tätigkeiten im pädagogischen oder künstlerischen Bereich dürfen im Jahr pro Person max. 3.000 € betragen, Aufwandsentschädigungen in sonstigen Bereichen max. 840 €. Folgende Angaben sind dabei zu machen: Name, Geburtsdatum, Adresse des Empfängers, Höhe des Betrags, Zeitraum der Tätigkeit, Datum und Unterschrift des Empfängers (Mustervordruck und Infos ebenfalls beim KJR erhältlich).

Sollte tatsächlich die Zahlung von Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Tätigkeiten notwendig und sinnvoll sein, orientiert Euch bitte an Sätzen, die in der Jugendarbeit üblich und vertretbar sind.

Soll hauptamtliches Personal aus der Jugendverbandsförderung bezahlt werden, ist außerdem zu beachten, dass diese nicht besser bezahlt werden dürfen, als Angestellte in vergleichbaren Positionen der Stadt München bezahlt werden (es gilt das so genannte „Besserstellungsverbot“).

Die Jugendverbände sind grundsätzlich nur zu einer einfachen Buchführung verpflichtet, d.h. eine ordentlich geführte Liste mit Einnahmen und Ausgaben ist für die meisten kleinen Jugendverbände völlig ausreichend. Es braucht also keine teuren Finanzverwaltungs-Programme oder einen Bachelor in BWL, um die Abrechnung der Fördermittel ordnungsgemäß zu vollziehen.

  • Wichtige Hinweise zur Buchhaltung | PDF

Die Listen der Einnahmen und Ausgaben müssen nachvollziehbar und geordnet sein, zu jeder Einnahme und jeder Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein. Die Belege müssen durch Stempel, Nummerierung o.ä. eindeutig der Jugendverbandsförderung zugeordnet werden. Ein Außenstehender muss die Buchführung ohne große Erklärungen verstehen können!

Folgende Vorgaben gibt es von unserer Seite:

  • Belege für harte Alkoholika oder Tabakwaren werden nicht akzeptiert
  • Belege sind 6 Jahre lang aufzubewahren (steuerrechtliche Vorschriften bleiben dadurch unberührt)
  • Der*die Begünstigte darf nicht gleichzeitig die Person sein, die das Geld anweist – es gilt das „Vier-Augen-Prinzip“!
  • Folienrechnungen müssen in Kopie abgelegt werden, da sie nach einiger Zeit verblassen
  • Wir erwarten, dass alle Jugendverbände mit der Förderung sorgsam umgehen: Es gilt das Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit!
  • Geschenke dürfen maximal in Höhe von 40 Euro über die Jugendverbandsförderung abgerechnet werden: Alles, was darüber hinausgeht, kann der Jugendverbands selbst bezahlen, aber nicht aus der Grundförderung finanzieren!
  • Rechnungen müssen den gängigen Belegkriterien entsprechen und folgende Informationen enthalten: Empfänger*in, Rechnungssteller*in, Steuernummer, Datum, Rechnungsnummer, Leistungsbezeichnung, Zeitpunkt der Leistung, Angabe des Entgelts, Steuersatz und evtl. Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Bei einem nur unvollständig vorliegenden oder verlorenen Beleg besteht die Möglichkeit, selbst eine Rechnung mit folgenden Angaben zu erstellen: Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, Art und Zweck der erbrachten Leistung, Höhe des Betrags, Datum, Unterschrift. Mit seiner Unterschrift bestätigt der Ersteller des Eigenbelegs seine Angaben. Eigenbelege werden akzeptiert, wenn Grund und Höhe der Ausgabe glaubhaft erscheinen.

Die Jugendverbandsförderung steht grundsätzlich nur den Mitgliedsverbänden im KJR offen.

Die einzige Ausnahme stellt der Bereich „Nicht planbare Ausgaben und Aktivitäten“ dar: Hier können auch „jugendverbandsähnliche“ Gruppen, die nicht oder noch nicht Mitglied im KJR sind, einen Antrag auf Förderung stellen. Die Entscheidung über die Förderung obliegt dem Finanz- und Förderausschuss des KJR.

Mehr Infos dazu findest Du unter „Nicht planbare Ausgaben und Aktivitäten“ bzw. in den Zuschussrichtlinien.

FAQ: Zuschussportal

Das Zuschussportal findet ihr unter www.kjr-zuschuss.de. Über das Zuschussportal können Zuschussanträge an den Kreisjugendring München-Stadt und weitere Jugendringe gestellt und bearbeitet werden.

Für die Nutzung ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Anschließend muss die E-Mail-Adresse bestätigt und ggf. die Berechtigung für eine Gruppierung beantragt werden.

Die Münchner Jugendverbandsförderung wird seit 1.1.2023 ausschließlich über das Online-Zuschussportal bewirtschaftet. Dort findet Ihr alle Unterlagen und Anträge, die Ihr als Finanzbeauftragte*r Eures Jugendverbandes benötigt.

Wer auch für das kommende Jahr Förderung beantragen möchte, kann dies jährlich bis 30. Juni ebenfalls über das Online-Zuschussportal tun.

Abgabetermin der Unterlagen für alle Verbände mit einem selbstverwalteten Budget ist wie gewohnt der 31. Januar des Folgejahres, für alle ohne eigenes Budget der 30. November des laufenden Jahres.

Und nicht vom rasanten Tempo der Digitalisierung erschrecken lassen: Bei Fragen könnt Ihr wie gewohnt jederzeit bei uns durchklingeln, eine Mail oder ggf. auch eine Postkarte schreiben.

  • Im Zuschussportal: Klicke auf den Reiter „Neuer Antrag“ => „Fahrten und Freizeiten“  – das Formular ist auch automatisch der Onlinerechner 
  • Unterschriften Fahrten – Betreuer*innen | PDF | doc
  • Unterschriften Fahrten – Teilnehmer*innen | PDF | doc
  • Optional: Übersichtsblatt bei mehreren Fahrten | PDF | doc – Alternativ kannst du auch im Zuschussportal einen Export der erwünschten Fahrten machen (Reiter „Anträge“, dann links die Fahrten auswählen, die du als eine Liste haben möchtest, und dann über den Button „Aktionen“ den gewünschten Export starten)
  • Der Antrag muss von dem*der Finanzverantwortlichen genehmigt und auf überwiesen gestellt werden, damit es im Jahresabschluss der Maßnahmenförderung im Zuschssportal im Dropdown-Menü ausgewählt werden kann.

     

     

  • Im Zuschussportal: Klicke auf den Reiter „Neuer Antrag“ => „Internationale Jugendbegegnung“
  • Der Antrag muss von dem*der Finanzverantwortlichen genehmigt und auf überwiesen gestellt werden, damit es im Jahresabschluss der Maßnahmenförderung im Zuschssportal im Dropdown-Menü ausgewählt werden kann.

Schaffung, Ausstattung und Renovierung von Jugendräumen und Treffpunkten

  • Im Zuschussportal: Klicke auf den Reiter „Neuer Antrag“ => „Schaffung, Ausstattung und Renovierung von Jugendräumen und Treffpunkten“
  • Der Antrag muss von dem*der Finanzverantwortlichen genehmigt und auf überwiesen gestellt werden, damit es im Jahresabschluss der Maßnahmenförderung im Zuschssportal im Dropdown-Menü ausgewählt werden kann.

Besondere Projekte der Jugendverbandsarbeit:

  • Im Zuschussportal: Klicke auf den Reiter „Neuer Antrag“ => „Besonderes Projekt“
  • Der Antrag muss von dem*der Finanzverantwortlichen genehmigt und auf überwiesen gestellt werden, damit es im Jahresabschluss der Maßnahmenförderung im Zuschssportal im Dropdown-Menü ausgewählt werden kann.

Jugendbildungsmaßnahme / Ausbildung ehrenamtlicher Jugendleiter*innen

  • Im Zuschussportal: Klicke auf den Reiter „Neuer Antrag“ => „Alle Anträge“ und dann in der Liste der Anträge bei der Überschrift „Bildungsmaßnahmen“ kannst du auf den Button „Antrag stellen“ klicken
  • Der Antrag muss von dem*der Finanzverantwortlichen genehmigt und auf überwiesen gestellt werden, damit es im Jahresabschluss der Maßnahmenförderung im Zuschssportal im Dropdown-Menü ausgewählt werden kann.

Unser Notfalltopf für unvorhergesehene Ausgaben & Aktivitäten!

Der Förderbereich „Nicht planbare Ausgaben und Aktivitäten“ ist zum einen so etwas wie ein Förderbereich für den Notfall: Unvorhersehbare Schäden an Räumen oder an Material oder aktuelle politische Entwicklungen, denen mit einer Aktion begegnet werden soll, sind Beispiele für Fälle, in denen dieser Förderbereich zum Tragen kommt. In einem formlosen Antrag muss die „Nichtplanbarkeit“ begründet werden.

Zum anderen können hier explizit auch Jugendgruppen einen Antrag auf Förderung einer
Aktion oder eines Projekts stellen, die nicht Mitglied im Kreisjugendring sind oder sich noch im Aufnahmeprozess befinden.

Die Anträge sind über das Team Jugendverbandsarbeit an den Finanz- und Förderausschuss des KJR München-Stadt zu richten. Dieser besteht aus Mitgliedern des Vorstands und entscheidet bedarfsgerecht und zeitnah im Rahmen der Haushaltslage über die Vergabe der Mittel.

Abrechnung ebenfalls bis spätestens 31.01. des Folgejahres bzw. für Verbände ohne eigenes Budget üblicherweise 30.11. des laufenden Jahres.

  • Im Zuschussportal: Klicke auf den Reiter „Neuer Antrag“ => „Nicht planbare Ausgaben und Aktivitäten“

Der „Jahresantrag auf Grundförderung“ und der „Jahresantrag auf Maßnahmenförderung“ werden über das Zuschussportal www.kjr-zuschuss.de gestellt.

Falls sich die Angaben zur Berechnung der Grundförderung grundsätzlich geändert haben, könnt Ihr diese im Bemerkungsfeld des Jahresantrags eintragen.

Ebenfalls nur bei Bedarf:

  • Antrag auf Berücksichtigung eines Sondereffekts in der Grundförderung. Eine formlose Begründung in Schriftform ist ausreichend.

Solltet Ihr nicht über die technischen Voraussetzungen verfügen, um den Antrag auf Förderung digital zu stellen, meldet Euch bitte bei uns.

  • Grundförderung
    Im Zuschussportal: Klick auf den Reiter „Neuer Antrag“ => „Jahresabschluss der Grundförderung“
  • Maßnahmenförderung
    Im Zuschussportal: Klick auf den Reiter „Neuer Antrag“ => „Jahresabschluss der Maßnahmenförderung“
    – Achtung: Unterlagen der einzelnen Maßnahmen beilegen (siehe Zuschussportal bzw. unten). Der Antrag muss von dem*der Finanzverantwortlichen genehmigt und auf überwiesen gestellt werden, damit es im Jahresabschluss der Maßnahmenförderung im Zuschssportal im Dropdown-Menü ausgewählt werden kann.
  • Protokoll Eurer Mitgliederversammlung im vergangenen Jahr

Falls sich Änderungen ergeben haben, könnt Ihr außerdem einen aktualisierten Text bzw. ein neues Foto oder Logo für die Darstellung Eures Jugendverbandes im Geschäftsbericht des KJR schicken. Den bisherigen Text findet Ihr hier.

Für Jugendverbände OHNE Budgetselbstverwaltung, d.h. das Budget liegt beim KJR München-Stadt:

Wenn Ihr unterjährig Förderung aus Eurem Budget abrufen möchtet, stellt bitte im Zuschussportal den Antrag „Unterjähriger Mittelabruf“. Hier könnt Ihr auch alle zugehörigen Belege und Aufstellungen hochladen.

Zum Jahresende muss die Gesamtförderung wie folgt abgerechnet werden:

  • Grundförderung
    Im Zuschussportal: Klick auf den Reiter „Neuer Antrag“ => „Jahresabschluss der Grundförderung“
  • Maßnahmenförderung
    Im Zuschussportal: Klick auf den Reiter „Neuer Antrag“ => „Jahresabschluss der Maßnahmenförderung“
    – Achtung: Unterlagen der einzelnen Maßnahmen beilegen  (siehe Zuschussportal)
  • Für die Jugendverbände OHNE Budgetselbstverwaltung gilt: Bitte legt den Unterlagen auch Eure Belege und Aufstellungen für das vergangene Jahr bei. Ihr könnt sie im Zuschussportal beim Punkt „Unterjähriger Mittelabruf“ bzw. Jahresabschluss hochladen.
  • Von den Jugendverbänden MIT Budgetselbstverwaltung benötigen wir keine Belege beim Jahresabschluss, sondern sehen diese erst bei einer etwaigen Detailprüfung ein.