Häufige Fragen und Antworten

Jugendverbandsförderung & Abrechnung


Der Bereich „Förderung" wirft erfahrungsgemäß erst einmal viele Fragen auf. Wenn Dich das Lesen der Zuschussrichtlinien nicht weiter gebracht hat oder - noch schlimmer - sogar mehr verwirrt haben sollte, findest Du die Antwort auf Deine Frage vielleicht in der folgenden Aufstellung.

Natürlich ist es nicht möglich, hier alle Einzelfälle und Förderbereiche umfassend darzustellen. Solltest Du also darüber hinaus Fragen haben, melde Dich bei uns!

Für die Vorstände und Finanzverantwortlichen der einzelnen Gruppen bieten wir natürlich auch Beratungsgespräche an und erklären gerne noch mal in aller Ausführlichkeit, was bei der Förderung und der Abrechnung beachtet werden muss.

Was wird gefördert und was nicht?

Zweck der kommunalen Förderung der Jugendverbände ist die Unterstützung selbstorganisierter Jugendarbeit. Das heißt im Klartext: Nicht das Schaffen von Angeboten FÜR Kinder und Jugendliche wird bezuschusst, sondern die demokratische Selbstorganisation junger Menschen!

Jugendverbandsarbeit bedeutet: Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene zwischen 6 und 26 Jahren organisieren ihre Aktivitäten selbst, beschließen über die eigenen Finanzen und wählen demokratische Vertreter/innen aus ihren eigenen Reihen.

Wir bitten nachdrücklich darum, dass sich jeder Jugendverband selbst immer wieder auf diese Vorgaben überprüft und gegebenenfalls Schritte einleitet, die eine jugendliche Selbstorganisation (wieder) möglich machen. Eine klare Trennung zwischen Erwachsenenverband und Jugendorganisation, Kirchengemeinde und Jugendgruppe etc. ist wichtigste Förderungsvoraussetzung!

Was bedeutet "Budgetselbstverwaltung"?

Der KJR München-Stadt stellt den Jugendorganisationen jährlich Mittel zur Förderung der Jugendverbandsarbeit zur Verfügung. Dieses Budget wird vom Jugendverband selbst verwaltet und muss entsprechend der Zuschussrichtlinien verausgabt werden. Erst im Folgejahr erfolgt dann die Abrechnung (=der Verwendungsnachweis) gegenüber dem KJR.

Die Budgetselbstverwaltung verlangt sorgfältige Verwaltung und eine verantwortungsvolle Buchhaltung durch die Jugendverbände. Wenn eine stabile Struktur nicht gegeben ist und es sinnvoll erscheint, kann der KJR die Budgetselbstverwaltung aufheben: Dann bleibt das Geld beim KJR und die Jugendgruppe kann entweder einzeln während oder gesammelt am Ende des Jahres ihre Abrechnungen und Ausgabebelege beim KJR einreichen.

Wann bekommen wir die Förderung für dieses Jahr?

Die Bescheide werden immer erst nach der Frühjahrsvollversammlung verschickt. Diese findet meist im Juni statt.

Damit die Jugendverbände nicht so lange auf die Förderung warten müssen, wird bereits nach dem Abschluss des Vorjahres (Abgabetermin für die kleinen Jugendverbände 31.1.) eine erste Rate überwiesen. Bei den Abschlüssen der Verwendungsnachweise ist es wie bei der Steuererklärung: Da alle Abschlüsse mehr oder weniger gleichzeitig eintreffen, wird nach Eingang abgearbeitet. Wer früher abgibt, ist demnach früher dran!

Die zweite Rate erfolgt dann ebenfalls nach der Frühjahrsvollversammlung, wenn die genauen Summen beschlossen wurden.

Sollte es einmal terminlich eng werden, weil bereits Anfang des Jahres große Aktionen anstehen: Meldet Euch!

Welche Termine und Fristen muss ich als Finanzverantwortliche/r kennen?

Folgende Termine solltest Du als Finanzverantwortliche/r Deines Jugendverbandes im Blick behalten:

  • 31. Januar jeden Jahres: Abgabe des Antrags für das neue Jahr, gleichzeitig auch Abgabe des Verwendungsnachweises für das Vorjahr für alle kleinen Jugendverbände
  • Mai: Verteilertreffen für alle kleinen Jugendverbände, die Aktivitätenförderung beantragt haben
  • Juni: Frühjahrsvollversammlung, auf der die Verteilung der Mittel für das laufende Jahr endgültig beschlossen wird
  • 30. Juni: Abgabe des Verwendungsnachweises für das Vorjahr für die fünf großen Jugendverbände

Des Weiteren gibt es noch Fristen, die Dir bekannt sein sollten:

  • Bei der Beantragung von Förderung für die Teilnehmer/innen an Euren Fahrten, die aus dem Landkreis München kommen, muss der Antrag innerhalb von 6 Wochen beim KJR München-Land eintreffen.
  • Sollte Dein Jugendverband ein "Besonderes Projekt" (siehe Zuschussrichtlinien) planen, muss spätestens acht Wochen vor dem Projekt ein Vorantrag gestellt werden. Dieser muss eine kurze Beschreibung des Projekts sowie einen groben Kostenplan enthalten. Diese Vorgenehmigung dient der besseren Planbarkeit: So wissen wir schon, wie Eure Maßnahme in etwa aussehen wird und können etwaige Stolpersteine bei der Abrechnung noch vor der Durchführung umgehen!

Was ist eine Inventarliste?

Alle einzelnen Anschaffungen mit einem Wert von über 150,00€ zuzüglich MwSt sind inventarisierungspflichtig. Diese Inventarliste enthält die genaue Bezeichnung des Gegenstands, das Kaufdatum sowie den Anschaffungswert und ist fünf Jahre fortzuführen.

Ob das Geld für die Anschaffung aus der Sockel- oder der Aktivitätenförderung stammt, ist dabei egal: Es geht lediglich um den Wert des Gegenstandes.

Wenn jedoch auf einer Rechnung mehrere Gegenstände für insgesamt über 150,00€ netto aufgeführt sind, müssen diese 37 Bälle oder 417 Radiergummis natürlich nicht auf die Inventarliste!

Bei einer Prüfung müssen wir auch schauen, ob alle angeschafften Gegenstände noch im Besitz des Jugendverbandes sind: Also geh die Listen ab und zu durch und verschaffe Dir einen Überblick, wo genau sich die Zelte, PCs oder Kameras befinden, die Dein Jugendverband besitzt!

Was sind so genannte "Einnahmen aus der Sockelförderung"?

Auf dem Abrechnungsformular für die Sockelförderung muss nachgewiesen werden, welche Einnahmen aus der Sockelförderung getätigt wurden.

Dies bedeutet, dass Einnahmen, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Sockelförderung stehen (z.B. Zinsen, Mieteinnahmen bei Räumen, die aus Sockelförderung finanziert werden, Teilnehmerbeiträge, aktionsgebundene Spenden etc.) auch wie Sockelförderung zu behandeln sind und bei der Abrechnung mit angegeben werden müssen.

Dies gilt im Übrigen analog für die Aktivitätenförderung: Wenn es bei einer Aktion Teilnehmerbeiträge oder sonstige Erträge gab (z.B. Erlös Getränkeverkauf bei einem abgerechneten Projekt o.ä.), dann müssen diese Einnahmen selbstverständlich auch angegeben werden!

Die einzige Ausnahme von dieser Regelung ist der Förderbereich "Fahrten und Freizeiten": Hier wird die Förderung als fixer Betrag pro Person und Übernachtung berechnet (so genannte Festbetragsfinanzierung). Die Teilnehmerbeiträge müssen also ebensowenig angegeben werden wie die einzelnen Ausgaben!

Wie gehe ich mit Spenden für den Jugendverband um?

Spenden sind Eigentum des Jugendverbandes und müssen dem KJR gegenüber nicht angegeben werden.

Erfolgt die Spende aber zweckgebunden für eine Aktion oder ein Projekt, das aus der Jugendverbandsförderung finanziert wird, muss die Spende natürlich auch als Einnahme angegeben werden und mit den Ausgaben verrechnet werden.

Beispiel: Der Jugendverband erhält eine Spende für Aktions-T-Shirts. Bei der Abrechnung gegenüber dem KJR, in der auch die Kosten für die T-Shirts als Ausgabe aufgeführt werden, muss die Spende dann natürlich auch als Einnahme auftauchen!

Ist es möglich, Honorare oder Aufwandsentschädigungen zu bezahlen?

Grundsätzlich ist es möglich, aus der Jugendverbandsförderung Honorare und Aufwandsentschädigungen zu bezahlen. Aber: Genauso grundsätzlich werden wir Zahlungen von Honoraren und Aufwandsentschädigungen bei der Abrechnung immer mit einem besonders prüfenden Blick begutachten.

Die Jugendverbandsarbeit lebt vom freiwilligen Engagement ihrer Mitglieder. Die ehrenamtliche Tätigkeit der Jugendleiter/innen, Vorstandsmitglieder und Mitarbeiter/innen ist die Grundlage der Arbeit der Jugendverbände. Das ist gut so und das soll auch so bleiben! Selbstverständlich soll niemand auf entstandenen Kosten sitzen bleiben: Fahrt- und Telefonkosten sowie Auslagen jeder Art können und sollten den Engagierten natürlich vom Jugendverband erstattet werden! Die Betreuung der Hüpfburg auf dem Sommerfest, der Besuch der KJR-Vollversammlungen oder das Abhalten von Gruppenstunden sind dagegen aber klassisch ehrenamtliche Tätigkeiten, für die kein Honorar und keine Aufwandsentschädigung vorgesehen sein sollten. Eine „Bezahlung“ von Mitarbeiter/innen über Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Tätigkeiten ist nicht im Sinne des Erfinders!

Anders sieht es aus, wenn externe Referenten oder Experten eingeladen werden: Selbstverständlich könnt Ihr diesen ein angemessenes Honorar bezahlen! Allerdings gibt es auch hierfür ein paar Spielregeln:

  • Der Zahlung von Honoraren muss ein Honorarvertrag zugrunde liegen (Mustervordruck und Infos beim KJR erhältlich).
  • Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Tätigkeiten im pädagogischen oder künstlerischen Bereich dürfen im Jahr pro Person max. 2.400 € betragen, Aufwandsentschädigungen in sonstigen Bereichen max. 720 €. Folgende Angaben sind dabei zu machen: Name, Geburtsdatum, Adresse des Empfängers, Höhe des Betrags, Zeitraum der Tätigkeit, Datum und Unterschrift des Empfängers (Mustervordruck und Infos ebenfalls beim KJR erhältlich).

Sollte tatsächlich die Zahlung von Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Tätigkeiten notwendig und sinnvoll sein, orientiert Euch bitte an Sätzen, die in der Jugendarbeit üblich und vertretbar sind.

Soll hauptamtliches Personal aus der Jugendverbandsförderung bezahlt werden, ist außerdem zu beachten, dass diese nicht besser bezahlt werden dürfen, als Angestellte in vergleichbaren Positionen der Stadt München bezahlt werden (es gilt das so genannt "Besserstellungsverbot").

Welche Vorgaben gibt es für die Buchhaltung der Kasse?

Die Jugendverbände sind grundsätzlich nur zu einer einfachen Buchführung verpflichtet, d.h. eine ordentlich geführte Liste mit Einnahmen und Ausgaben ist für die meisten kleinen Jugendverbände völlig ausreichend. Es braucht also keine teuren Finanzverwaltungs-Programme oder einen Bachelor in BWL, um die Abrechnung der Fördermittel ordnungsgemäß zu vollziehen.

Die Listen der Einnahmen und Ausgaben müssen nachvollziehbar und geordnet sein, zu jeder Einnahme und jeder Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein. Die Belege müssen durch Stempel, Nummerierung o.ä. eindeutig der Jugendverbandsförderung zugeordnet werden. Ein Außenstehender muss die Buchführung ohne große Erklärungen verstehen können!

Folgende Vorgaben gibt es von unserer Seite:

  • Belege für harte Alkoholika oder Tabakwaren werden nicht akzeptiert
  • Belege sind 6 Jahre lang aufzubewahren (steuerrechtliche Vorschriften bleiben dadurch unberührt)
  • Der/die Begünstigte darf nicht gleichzeitig die Person sein, die das Geld anweist - es gilt das "Vier-Augen-Prinzip"!
  • Folienrechnungen müssen in Kopie abgelegt werden, da sie nach einiger Zeit verblassen
  • Wir erwarten, dass alle Jugendverbände mit der Förderung sorgsam umgehen: Es gilt das Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit!
  • Geschenke dürfen maximal in Höhe von 40 Euro über die Jugendverbandsförderung abgerechnet werden: Alles, was darüber hinausgeht, kann der Jugendverbands selbst bezahlen, aber nicht aus der Sockelförderung finanzieren!
  • Rechnungen müssen den gängigen Belegkriterien entsprechen und folgende Informationen enthalten: Empfänger/in, Rechnungssteller/in, Steuernummer, Datum, Rechnungsnummer, Leistungsbezeichnung, Zeitpunkt der Leistung, Angabe des Entgelts, Steuersatz und evtl. Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Bei einem nur unvollständig vorliegenden oder verlorenen Beleg besteht die Möglichkeit, selbst eine Rechnung mit folgenden Angaben zu erstellen: Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, Art und Zweck der erbrachten Leistung, Höhe des Betrags, Datum, Unterschrift. Mit seiner Unterschrift bestätigt der Ersteller des Eigenbelegs seine Angaben. Eigenbelege werden akzeptiert, wenn Grund und Höhe der Ausgabe glaubhaft erscheinen.

Wir sind (noch) kein Mitgliedsverband. Können wir trotzdem Zuschüsse erhalten?

Die Jugendverbandsförderung steht grundsätzlich nur den Mitgliedsverbänden im KJR offen.

Die einzige Ausnahme stellt der Bereich "Nicht planbare Ausgaben und Aktivitäten" dar: Hier können auch "jugendverbandsähnliche" Gruppen, die nicht oder noch nicht Mitglied im KJR sind, einen Antrag auf Förderung stellen. Die Entscheidung über die Förderung obliegt dem Finanz- und Förderausschuss des KJR.

Mehr Infos dazu findest Du unter "Nicht planbare Ausgaben und Aktivitäten" bzw. in den Zuschussrichtlinien.